Мария Гусакова, управляющий партнер коммуникационного агентства Redline PR
Как режим самоизоляции в условиях карантина сделать выгодным временем для развития бизнеса? Пора придумывать новые форматы продвижения и поиска новых клиентов, новых инструментов для создания еще более крепкой дружбы с журналистами. Как говорил Стивен Киви в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» в сложных ситуациях лучше оставаться проактивным менеджером, готовым всегда помнить про находчивость и инициативу.
Несмотря на ограничительные меры, связанные с коронавирусной инфекцией COVID-19, важно не теряться из поля зрения СМИ и продолжать общение бренда с журналистами в режиме непрерывного диалога.
Для бизнеса сейчас важно не упускать возможности, которые дают цифровые технологии. Мы расскажем по шагам, как провести онлайн пресс-конференцию.
Шаг 1. Определите тему пресс-конференции
Подумайте, какой информационный повод сможет действительно заинтересовать и оторвать журналистов и редакторов, блогеров от большого потока других онлайн событий. Что интересного вы можете рассказать СМИ и своей целевой аудитории?
Какие информационные поводы смогут заинтересовать?
Например, запуск нового бренда, продукта или его обновление, новое оборудование на производстве, секреты производства, собственная аналитика рынка и прогнозы его дальнейшего развития и т.д. Также интерес произведет конференция, где будут заявлены интересные для СМИ российские и зарубежные спикеры, которые ранее были не доступны.
Что не вызовет интереса?
Точно не стоит проводить пресс-конференцию, чтобы просто напомнить о продуктах компании или рассказать о малозначительных новостях. В подобном случае нужно реально оценить стоит ли этот инфоповод всех организационных и временных затрат. Может лучше написать пресс-релиз или организовать интересную креативную рассылку для журналистов и блогеров.
Шаг 2. Решите, для какой целевой аудитории вы хотите донести информацию?
Как только вы поймете, кто ваш конечный потребитель, сформируется список СМИ и блогеров, которых вам стоит пригласить на пресс-конференцию.
Самый важный плюс формата онлайн конференции – это неограниченные возможности по приглашению гостей. И самое время этим воспользоваться! Если ваша компания действует на всей территории РФ, то в качестве гостей можно позвать максимум как федеральных, так и региональных блогеров и журналистов. Это невероятный шанс охватить одним мероприятием максимум информационного поля.
Шаг 3. Составьте список спикеров
Когда вы определились с информационным поводом и с гостями пресс-конференции самое время подумать, кто был бы им интересен. Сказу отметим, что зарубежный спикер всегда наиболее привлекателен для журналистов и блогеров, так как он менее доступен для редакций, если это российский спикер, то он должен занимать руководящую должность.
Обсудите сколько спикеров будет от вашей компании, кто и о чем будет говорить, кто на какие блоки вопросов сможет ответить, обозначьте главные тезисы конференции и правила. Решите сразу, о чем стоит говорить, а на чем не стоит акцентировать внимание. Обратите внимание на внешний вид спикеров. Важно также проконсультировать спикеров по виду и цветовой гамме их одежды, чтобы они выглядели гармонично на экране монитора.
Шаг 4. Определитесь с подрядчиком
Выберите подрядчика для организации пресс-конференции, так как самостоятельно вашему штатному специалисту будет тяжело провести подобное мероприятие. Мы советуем между Event-агентством и PR-агентством выбирать второе, так как PR-агентство сможет закрыть не только организационные вопросы, но и PR-сопровождение.
Шаг 5. Решите, откуда будет транслироваться мероприятие?
Сейчас технологии позволяют транслировать спикеров из разных мест, но, если спикеры из одного города, мы все-таки советуем использовать офис или арендованную студию, чтобы спикеры общались с гостями конференции из одного помещения. Почему?
Это позволит снизить риск плохой связи. Всегда неприятно, когда из-за плохого интернета, на встречу с журналистами выводятся на экран не все заявленные спикеры.
Это позволит спикерам сразу реагировать на вопросы журналистов и блогеров, или дополнять друг друга. При подключении из разных локаций возможна задержка звука и видео, поэтому на расстоянии спикерам будет тяжелее поддерживать друг друга.
Также не стоит забывать, что логистика обеспечения необходимым оборудованием каждого спикера на расстоянии тяжелее и более затратно.
Шаг 5. Какое оборудование необходимо для трансляции?
В этом вопросе лучше советоваться с организаторами и звукорежиссером. Возможно, вам удастся арендовать студию, где все необходимое будет присутствовать и входить в аренду. Если же вы решили транслировать из офиса или домашних условий, то ничего страшного, как правило у звукорежиссера есть всегда необходимое оборудование или он точно знает где его найти. Главное арендовать и протестировать его заранее. Временные рамки тут зависят от площадки, количества спикеров и их удаленности друг от друга.
Шаг 6. Подумайте, через какой сервис будет проходить трансляция
Сейчас много сервисов, позволяющих приглашать большое количество людей – Zoom, Youtube, Whereby или другие каналы. У каждого из них есть свои плюсы и минусы. Выбирайте то, что комфортно для вашей компании и соответствует вашим целям.
Обратите внимание на наличие формы регистрации и сбора данных о гостях.
Шаг 7. Составьте вместе с модератором черновой вариант программы
К этому времени вам стоит определиться с тематическими блоками, количеством спикеров, как их необходимо представлять, какие временные рамки, о чем можно говорить в период подключения спикеров и в перебивках.
Шаг 8. Как вы будете увлекать и сохранять внимание зрителей
Несмотря на то, что вы планируете пресс-конференцию для лояльной аудитории, которая идет с целью получения информации, в онлайн – формате еще тяжелее сохранять внимание любого человека, даже заинтересованного. Поэтому советуем продумать звуковой фон, возможности заставок и перебивок из роликов, возможно проведение небольшого опроса. Если мероприятие позволяет, то и проведение небольшого розыгрыша. Очень важна работа модератора, который должен поддерживать обратную связь с аудиторией. Здесь стоит подумать о возможности ухода от классического восприятия пресс-конференции.
Шаг 9. Продумайте визуальную концепцию всего мероприятия
Не зря говорят, что успех кроится в мелочах, и это действительно так. Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие запомнилось, выделилось среди других событий, продумайте цветовое решение оформления пресс-конференции от пригласительных для гостей до презентаций спикеров и их внешнего вида.
Шаг 10. Составьте PR-кампанию мероприятия
Что PR-команда должна предоставить вам:
- - пошаговый план PR-сопровождения (каналы распространения информации, сроки исполнения каждого шага сопровождения).
Такой план даст вам возможность структурировать свое время и точно знать в какой день вы ждете от них материала и какого на согласование. Ни одной упущенной вами детали!
- - список журналистов и блогеров для вашего согласования.
Вы сможете убедиться, что туда включены все интересные для вас СМИ и даже больше.
- - пул журналистов и блогеров, кому будет отправлено не только электронное приглашение, но и подарок с письменным приглашением от бренда.
Креативная рассылка приглашения всегда привлекает больше интереса, чем стандартное письмо и звонок PR-щика. Если придумать еще интересный завлекающий формат, то журналист или блогер точно не останется равнодушным, ему будет интересно посмотреть на руководителей компании, которая даже простое приглашение превращает в удивительное действие. И как бонус, блогеры и журналисты могут разместить пост в своих социальных сетях о вашей компании с фотографией или видео подарка, если ему понравится ваш креатив. А дополнительный правильный PR никогда не будет лишним.
- - сформировать пресс-кит компании (пресс-портреты спикеров, пресс-релиз, фотографии в большом и маленьком размерах, справку о компании и другой материал, который вы хотели бы включить).
- - напомнить гостям за 1 неделю до мероприятия и за 1 день о предстоящем мероприятии.
Шаг 11. Подумайте, нужен ли вам финальный тизер?
Рекомендуем пригласить видеооператора для съемки спикеров и пресс-конференции, так как для соцсетей сейчас очень распространен формат тизера, когда компания коротко рассказывает о прошедшем мероприятии и в титрах указывает основные ключевые моменты. Это дополнительная возможность рассказать о мероприятии, привлечь журналистов и блогеров, которые вначале прошли мимо вашего события. А также тизер может послужить прекрасным материалом для блогеров.
Шаг 12. Завершите общий сценарий.
Общий сценарий это не просто сценарий, отражающий очередность выступления спикера и слова модератора. Общий сценарий включает в себя поминутное действие каждого из организаторов конференции (когда открывается площадка, кто ответственный, когда и кто подключает оборудование, проверяет свет, звук, интернет, наличие всех материалов, когда появляются на площадке спикеры и их гримеры, когда включаются заставки и перебивки).
Шаг 13. Организуйте репетицию
За 1-2 дня необходимо обязательно провести репетицию работы всей команды, как по выступлению спикеров, так и по подключению оборудования, проверьте как работает wi-fi, проверьте как работает платформа через которую будет идти трансляция под нагрузкой, соблюдается ли временной сценарий, открываются ли презентации и все необходимые материалы.
Шаг 14. После пресс-конференции важна и пост-поддержка
Многие считаю, что с завершением мероприятия работа останавливается, но нет. Именно сейчас важно ваше внимание к гостям конференции, чтобы все, что вами было донесено услышала и увидела ваша целевая аудитория. Очень важно сразу после мероприятия:
- - разослать благодарность всем гостям с пресс-материалами компании и бонусами,
- - в течение первого же дня написать и распространить пост-релиз с важными тезисами спикеров по гостям и всей базе СМИ,
- - в первую неделю прозвонить всех, кто был на пресс-конференции и убедиться в получении материалов, подарков,
- - прозвонить тех, кто аккредитовался и не смог присутствовать,
- - а также в течение месяца постараться охватить всех остальных из списка.
- - собрать все вышедшие публикации и оценить результат мероприятия.
Источник: журнал "Пресс-служба". Распространяется только по подписке. Узнать условия и оформить подписку можно ТУТ
